Events & Catering: μία ψηφιακή ροή από την κράτηση έως την τιμολόγηση

Για τις επιχειρήσεις Events & Catering, η ψηφιακή συμμόρφωση δεν αφορά μόνο την έκδοση ενός τιμολογίου.

Με το PHILOS CRM οι βασικές ψηφιακές υποχρεώσεις μπορούν να ενταχθούν στην ίδια επιχειρησιακή διαδικασία:

Έτσι, η πληροφορία ακολουθεί το event σε όλο τον κύκλο ζωής του, χωρίς κάθε υποχρέωση να λειτουργεί ως ξεχωριστό και απομονωμένο βήμα.

Το ζητούμενο δεν είναι να αντιμετωπιστούν οι νέες απαιτήσεις ως ξεχωριστές εφαρμογές και απομονωμένα βήματα.

Το ζητούμενο είναι να συνδεθούν με την πραγματική λειτουργία της επιχείρησης.

Η εκδήλωση είναι μία ενιαία επιχειρησιακή διαδικασία

Σε μια επιχείρηση Events ή Catering, η πληροφορία δημιουργείται πολύ πριν από την τιμολόγηση.

Μπορεί να ξεκινά από ένα inquiry και να συνεχίζει με:

• στοιχεία πελάτη ή εταιρείας,

• ημερομηνία και είδος εκδήλωσης,

• venue ή χώρο,

• προσφορά και συμφωνημένες υπηρεσίες,

• κράτηση και διαθεσιμότητα,

• προκαταβολές,

• catering, εξοπλισμό ή πρόσθετες υπηρεσίες,

• αλλαγές και extras,

• διακίνηση αγαθών ή εξοπλισμού,

• τελική χρέωση και έκδοση παραστατικού.

Όταν αυτά βρίσκονται σε διαφορετικά συστήματα, αρχεία ή χειροκίνητες διαδικασίες, η συμμόρφωση γίνεται ακόμη μία πρόσθετη εργασία.

Όταν όμως αποτελούν κομμάτια της ίδιας CRM ροής, η επιχείρηση έχει πολύ καλύτερη εικόνα για το τι έχει συμφωνηθεί, τι έχει εκτελεστεί, τι έχει διακινηθεί, τι εκκρεμεί και τι πρέπει να τιμολογηθεί.

Ψηφιακό Πελατολόγιο μέσα στο πραγματικό context του event

Για τις επιχειρήσεις του κλάδου που εμπίπτουν στη σχετική υποχρέωση, το Ψηφιακό Πελατολόγιο δεν χρειάζεται να αντιμετωπίζεται ως μία ανεξάρτητη καταχώρηση.

Τα στοιχεία του πελάτη μπορούν να συνδέονται με την ίδια την εκδήλωση, την κράτηση, την προσφορά και τις υπηρεσίες που έχουν συμφωνηθεί.

Έτσι, η πληροφορία δεν καταγράφεται απλώς για λόγους συμμόρφωσης.

Παραμένει διαθέσιμη μέσα στο συνολικό ιστορικό της σχέσης με τον πελάτη και της συγκεκριμένης εκδήλωσης.

Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και διακίνηση

Στο Catering και σε πολλές εκδηλώσεις, η λειτουργία περιλαμβάνει και διακίνηση αγαθών, υλικών ή εξοπλισμού.

Η διακίνηση αυτή μπορεί να συνδέεται με συγκεκριμένο event, πελάτη, venue ή παραγγελία, ώστε η πληροφορία να μη βρίσκεται αποκομμένη από την υπόλοιπη διαδικασία.

Με το PHILOS CRM, η ροή μπορεί να οργανωθεί έτσι ώστε το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής να αποτελεί φυσική συνέχεια της επιχειρησιακής διαδικασίας και όχι ένα ξεχωριστό χειροκίνητο βήμα.

Ηλεκτρονική Τιμολόγηση στο τέλος της ίδιας ροής

Το τιμολόγιο είναι το τελικό αποτέλεσμα όσων έχουν προηγηθεί.

Πριν από την έκδοσή του πρέπει να είναι γνωστά:

• τι συμφωνήθηκε,

• ποιες υπηρεσίες πραγματοποιήθηκαν,

• αν υπήρξαν επιπλέον χρεώσεις,

• ποιες προκαταβολές έχουν ήδη καταβληθεί,

• τι διακινήθηκε,

• και ποιο είναι το τελικό ποσό προς χρέωση.

Το PHILOS CRM μπορεί να συνδέσει αυτή την εμπορική και επιχειρησιακή πληροφορία με πιστοποιημένο πάροχο ηλεκτρονικής τιμολόγησης, ώστε η διαδικασία να συνεχίζει οργανωμένα προς την ηλεκτρονική έκδοση και το myDATA.

Από την κράτηση έως το παραστατικό

Η συνολική λογική μπορεί να αποτυπωθεί απλά:

Πελάτης → Inquiry → Προσφορά → Event / Κράτηση → Εκτέλεση → Διακίνηση → Τιμολόγηση

Και γύρω από αυτή τη ροή μπορούν να λειτουργούν:

• workflows,

• εγκρίσεις,

• reminders,

• αυτοματισμοί,

• ιστορικό ενεργειών,

• και AI Agents.

Δεν χρειάζεται κάθε νέα υποχρέωση να δημιουργεί άλλο ένα απομονωμένο σύστημα.

Και οι AI Agents μέσα στην ίδια διαδικασία

Οι AI Agents του PHILOS CRM μπορούν να αξιοποιούν το context της εκδήλωσης και του πελάτη για να βοηθούν στον εντοπισμό εκκρεμοτήτων και επόμενων ενεργειών.

Για παράδειγμα, μπορούν να επισημαίνουν περιπτώσεις όπου:

• λείπουν απαραίτητα στοιχεία,

• μια κράτηση έχει προχωρήσει αλλά εκκρεμεί κάποιο επόμενο βήμα,

• υπάρχουν πρόσθετες υπηρεσίες που πρέπει να ελεγχθούν πριν την τελική χρέωση,

• μια εργασία ή διακίνηση έχει ολοκληρωθεί αλλά δεν έχει ακολουθήσει η σχετική ενέργεια,

• απαιτείται follow-up ή έγκριση.

Ο AI Agent δεν λειτουργεί αποκομμένα.

Λειτουργεί πάνω στα δεδομένα και στις πραγματικές επιχειρησιακές ροές του CRM.

Μία πλατφόρμα για τη λειτουργία πριν και μετά την εκδήλωση

Η αξία για μια επιχείρηση Events & Catering δεν βρίσκεται μόνο στην κάλυψη μιας μεμονωμένης υποχρέωσης.

Βρίσκεται στη δυνατότητα να οργανώσει συνολικά:

Πελάτες · Events · Venues · Κρατήσεις · Προσφορές · Διακίνηση · Τιμολόγηση · Workflows · AI Agents

σε ένα ενιαίο επιχειρησιακό περιβάλλον.

Για επιχειρήσεις που υπάγονται στις σχετικές υποχρεώσεις, το Ψηφιακό Πελατολόγιο, το Ψηφιακό Δελτίο Αποστολής και η Ηλεκτρονική Τιμολόγηση μπορούν έτσι να ενταχθούν στην ίδια λειτουργική λογική αντί να αντιμετωπίζονται ως τρία ξεχωριστά προβλήματα.

Δείτε περισσότερα για το PHILOS CRM για Events & Catering →